SAP es un ERP pero, ¿qué es eso realmente?
La palabra ERP viene de las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que se podría traducir como Planificaciónde los Recursos de la Empresa. Pero hoy en día abarca mucho más que eso, y esta definición viene más bien dada por su origen.
Un ERP es un sistema informático que abarca toda una empresa, utilizado para gestionar todos sus recursos y compartiendo la información necesaria entre los distintos departamentos de la misma en una única base de datos.
Frente al enfoque del desarrollo a medida, en el cuál, un nuevo programa informático es creado desde 0 para una determinada empresa, un paquete ERP es un programa estándar que contiene las funciones más habituales en todo tipo de empresas y que permite ciertos niveles de configuración y personalización para adaptarlo a cada empresa en particular.
Normalmente está compuesto de diferentes módulos o funcionalidades que se comunican entre sí correspondientes a distintas actividades dentro del negocio.
Así, un ERP soportará todos los procesos, desde la gestión de un Pedido de Venta hasta la gestión de los Pedidos de Compra para la compra de la Materia Prima necesaria para Fabricar los productos a vender, pasando por el registro de las horas empleadas por el personal y resto de recursos.
Registrará toda esta información y en caso de que sea relevante actualizará automáticamente la información necesaria para el departamento de Finanzas.
El objetivo es que la información solo se introduzca una vez en el sistema y esté disponible inmediatamente para aquellas funciones que la requieran a lo largo de toda la compañía.
Origen ERP
El origen de las siglas viene de MRP (Material Requirements Planning – Planificación de necesidades de material) que posteriormente evolucionó a MRP II (Manufacturing Resource Planning – Planificación de recursos de fabricación) y finalmente a ERP.
En el inicio de la aplicación de sistemas informáticos a la gestión de la empresa se desarrollaron programas específicos para una función determinada dentro de la misma. Para realizar ciertos cálculos, para registrar la contabilidad, para calcular la Materia Prima necesaria…
El MRP es una funcionalidad utilizada para planificar las necesidades de materiales en el proceso de producción o distribución. Para ello explota a los componentes de un producto las necesidades para fabricar el mismo en las fechas estimadas de su utilización.
Esta aplicación no tenía en cuenta la capacidad de las máquinas o personas necesarias para afrontar la fabricación a planificar. Así, se podrían tener disponibles todas las materias primas pero el sistema no tenía en cuenta si había disponibles recursos para transformarlas en las fechas previstas. Para ello se avanzó incluyendo la gestión de dichos recursos con el sistema MRP II.
Por otra parte, y ya una vez decidida la fabricación a realizar, otro sistema debería informar de los materiales realmente utilizados durante el proceso, de los costes incurridos, y en definitiva recolectar toda la información necesaria para poder controlar y supervisar el proceso. También, parte de esta información será necesaria integrarla en la contabilidad financiera.
Es por ello, que el siguiente paso lógico fue integrar todas estas funcionalidades en un mismo sistema para evitar la introducción repetida de los mismos datos con el consiguiente mayor coste, posibilidad de errores y falta de inmediatez en la disponibilidad de dichos datos.
Esta integración dio lugar a los ERPs.
Características ERPs
La principales características de los paquetes ERPs es que:
- Son integrados
- Comparten la información en tiempo real
- Permiten cierta personalización
Al decir integrados nos estamos refiriendo a que en una misma base de datos guardan la información de diferentes departamentos de la empresa. El dato único permite ahorros en el mantenimiento del mismo pero también, y mucho más importante, que todas las áreas involucradas de la empresa dispongan del mismo dato.
Una vez se ha introducido un dato en un área, digamos por ejemplo la expedición de un producto terminado a un cliente introducida por almacén, automáticamente el resto de las áreas tienen en tiempo real información sobre esa transacción. Así ventas podrá saber que ya no tiene disponible para la venta dicho producto, contabilidad podrá registrar dicha expedición y hacer una provisión del cobro la misma, y así todas las áreas implicadas dependiendo de la empresa.
Por último, un ERP permite la aplicación inmediata de las mejores prácticas en cada una de las áreas para una empresa genérica. Pero cada empresa es diferente y tiene características distintas al resto.
Para utilizar este sistema es necesario que la empresa personalice o parametrice el sistema a sus requerimientos. Este proceso se realiza durante la llamada Implantación del ERP.
La parametrización va desde datos básicos sobre la estructura de la empresa (número de almacenes, fábricas, máquinas…) hasta forma de realizar los procesos (fabricación contra pedido, configuración de proceso para aprobación de pedidos de compra, forma de amortizar los distintos activos…).
Debido a la complejidad de las empresas, especialmente las más grandes, a veces no es suficiente con la parametrización que permite el paquete. Se produce lo que se llama un gap entre lo que ofrece el paquete y las necesidades detectadas por el equipo de implantación.
En este caso es necesario recurrir al desarrollo a medida, tanto dentro del mismo paquete como con elementos de software externos. Por ejemplo, realizando interfases con otros sistemas.
Ventajas e Inconvenientes ERPs
Las ventajas de tener un sistema integrado con información en tiempo real frente a uno que no lo es son obvias.
Lo que también representa una gran ventaja es la aplicación de un paquete que ha sido desarrollado y depurado durante años ofreciendo una mayor fiabilidad y una mayor inmediatez en su implantación que si se tuviera que desarrollar desde 0.
Por otra parte, algunas empresas, por su particularidad, encuentran difícil adecuar dicho paquete a sus procesos o incluso éstos a las características que ofrece el mismo. Es decir, el gap es muy amplio.
Esto puede hacerles incurrir en grandes costes o incluso puede hacer no rentable la implantación del mismo.
Para subsanar este inconveniente, las empresas creadoras de ERPs están desarrollando soluciones específicas para distintas industrias, las cuales se adaptan más a dichos procesos más peculiares.
